Il s’agit d’un poste de coordinateur général en charge de la gestion opérationnelle d’un événement.
Le directeur de production analyse les besoins et les solutions à mettre en œuvre (moyens humains, techniques, logistiques, décors, sécurité…), en définit les coûts, planifie et pilote la mise en place de tous les moyens nécessaires à la bonne réalisation, en bonne intelligence avec les prestataires retenus et les experts intervenants, et selon le projet/cahier des charges défini avec l’agence/organisateur ou ses représentants.

Le directeur de production agit sous mandat de l’agence/l’organisateur et en collaboration totale avec les décisions et volontés de celle-ci et/ou de son représentant (direction de projet).
En contact direct et quotidien avec le chef de projet, il suit l’évolution du dossier pour le traduire concrètement auprès des équipes et des prestataires retenus.

• Analyser et définir les besoins (souvent dès la phase d’appel d’offre), étudier la faisabilité du projet en cours d’élaboration (le cas échéant en collaboration avec le directeur technique, le scénographe, le directeur photo, le directeur logistique, etc…)

• S’assurer si possible par un repérage que les lieux proposés sont en adéquation avec la scénographie proposée ainsi que les autres aspects du cahier des charges. Cette étape est généralement réalisée en collaboration avec la direction technique

• Élaborer et tenir le budget : négocier et réaliser dans les meilleures conditions les achats et les contrats d’engagements des divers prestataires techniques ou services, généralement en collaboration avec la direction technique et la direction logistique

• Rechercher et sélectionner les fournisseurs/prestataires

• Définir et rédiger les cahiers des charges (le cas échéant en collaboration avec les experts
concernés…)

• Gérer les appels d’offres (analyse des réponses des prestataires)

Construire l’équipe opérationnelle (préparation, exploitation) : analyser les besoins et
identifier les expertises et talents nécessaires au projet, coordonner et organiser le travail de
chacun

• Garantir et assurer la gestion administrative et financière du projet : analyse post-
comptable, validation des bons de commande, des factures, des notes de frais, déclaration des personnes engagées auprès des RH, etc…

• Superviser et coordonner l’établissement des différents plans d’implantations (scénographie, structures, plans de feux, son, etc…), en collaboration avec les experts concernés

• Suivre l’évolution des aspects logistiques et leur implication (sous la responsabilité et en collaboration avec la direction logistique)

• Suivre la fabrication des décors en collaboration avec le scénographe et/ou le chef décorateur le cas échéant

• Assurer la coordination globale des experts/prestataires

• Reporter régulièrement les informations/problématiques rencontrées vers la direction de projet/agence/l’organisateur. En ce point, la collaboration avec la direction du projet doit être régulière et claire

• Alerter sur les risques que des requêtes de l’agence/l’organisateur peuvent induire

• Définir et réaliser les plannings, dossiers techniques, etc…, en collaboration avec les différents experts concernés et la direction de projet/agence

• Coordonner la réalisation de la feuille de service pour le montage, l’exploitation et le démontage de l’événement

• Garantir la gestion administrative des plans de prévention des risques et commissions de sécurité, généralement en collaboration avec le directeur technique : récupération des documents et coordination entre les prestataires et intervenants en l’absence d’un chargé de sécurité

• Le cas échéant, assurer la coordination entre l’agence, les interlocuteurs du dossier et les autorités locales et/ou nationales. Compiler/réaliser les dossiers (en collaboration avec le directeur technique) de demandes d’autorisations officielles le cas échéant

• Gérer les déclarations nécessaires pour la gestion des droits d’auteur auprès des organismes en charge ( SACEM, SCAM, …).

• Grande capacité d’écoute et d’analyse, sens du relationnel et de la prise de décision

• Savoir animer et diriger une équipe (avant tout, dans la conciliation). Savoir gérer et coordonner les actions des différents intervenants. Savoir lire des plans techniques. Posséder également des connaissances généralistes ou parfois spécialisées dans les domaines tels que la fabrication de décors éphémères, les moyens techniques liés à l’évènement (son, lumière, vidéo, électricité, …), la gestion des flux de population, etc…

• Savoir anticiper, analyser et alerter sur les risques encourus, notamment dans le cas de
requêtes de l’agence/l’organisateur. Savoir prendre des décisions et éventuellement des risques, toujours calculés. Sens de la négociation dans une saine connaissance du marché. Savoir concilier les contraintes économiques et artistiques d’un projet

• Savoir gérer son stress et parfois celui des autres. Être rigoureux et méthodique. Avoir une grande capacité d’adaptation. Maintenir un état d’esprit positif et une écoute patiente

• Pour certains projets, notamment ceux qui se développent sur d’autres territoires géographiques ou avec des acteurs étrangers, il sera nécessaire de maîtriser d’autres langues• Maîtrise des logiciels courants (word, excel, powerpoint, …)