Qu’il exerce chez l’annonceur ou en agence, le chef de projet événementiel est en charge de l’organisation d’événements. Il coordonne les moyens humains, matériels et techniques et sa mission est de répondre à un brief et de s’assurer de sa bonne exécution, selon les attendus du client. Il est le garant du respect du budget, des délais et des objectifs du client / annonceur.
À noter qu’il peut aussi endosser plusieurs casquettes (couteau suisse), suivant le contexte et l’envergure de l’événement, comme celle du chargé de production événementielle ou du chargé de clientèle, ou même n’en piloter qu’une seule partie (app, contenus, plénière, teambuilding…).

• Piloter l’équipe stratégique et créative afin de répondre au brief client.

• Participer à la constitution de l’équipe de production, des intervenants et des partenaires
en faisant appel à des ressources internes ou externes.

• Cadencer l’avancement des différents sujets :
> planifier l’ensemble des tâches via un rétro-planning.
> organiser les comités de pilotage en fonction des sujets à traiter en priorité.
> rédiger les ordres du jour et les compte-rendus.

• Contrôler le suivi administratif (factures, devis, création de dossier, bases de gestion
comptable).

• Orienter le client sur les choix les plus judicieux au regard de son expertise.

• L’alerter d’une échéance de paiement / validation / des conditions d’annulation.

• Assurer la bonne diffusion de l’information à l’ensemble de l’équipe et veiller à une
communication optimale entre les collaborateurs.

• Participer aux négociations budgétaires client / achat et contenir les tarifs des prestataires
dans l’enveloppe.

• Co-piloter la production des contenus en collaboration avec le client et/ou les équipes créa/ strat.

• Assurer les repérages, sécuriser la faisabilité de l’opération.

• Rédiger les différents conducteurs.

• S’assurer que l’ensemble des équipes ont pris connaissance de leurs missions et de leur phase d’intervention sur l’exploitation.

• Le jour de l’exploitation, il doit :
> accompagner le client.
> gérer les imprévus.
> être garant de la bonne exécution du projet initial.
> coordonner la production de contenu, la post-production et la satisfaction des participants.

• Piloter le débrief interne, puis avec le client.

• S’assurer de la bonne clôture du dossier (logistique, financière et comptable) et de l’archivage des données avant de quitter ses fonctions / l’agence.

• Organisé, rigoureux,
• Sens du relationnel,
• Gestion du stress,
• Capacité d’adaptation (s’adapter au client et à l’organisation pour laquelle on exerce),
• Créatif, curieux, force de proposition,
• Capacité à déléguer et à coordonner une équipe,
• La maîtrise de l’anglais est un +

• Formation de Bac +2 à Bac +5 (BTS, Bachelor, Masters, MBA, Parcours École de Commerce, IEP,
etc.).

Il est important de préciser que les expériences professionnelles priment sur la formation :
privilégier les stages et les alternances !