Le chargé de production soutient, assiste la direction de production dans l’ensemble de ses missions.
Il l’aide à déterminer les moyens humains, techniques et logistiques nécessaires pour la bonne réalisation de l’événement, et s’applique à leur mise en œuvre.
Il agit sous la responsabilité de la direction de production ou à défaut de l’agence, mais il a son autonomie dans l’organisation de son travail.
Il peut, selon la typologie des événements, se voir confier tout ou partie d’un chantier spécifique (par exemple un espace, un lieu, un type de prestation, recrutement…).

Organisation générale du projet :
• Créer un calendrier d’échéance,
• Organiser et participer aux repérages,
• Établir et maintenir les documents de production (feuille de service, plannings, liste de contacts, roadbook, etc…),
• Échanger régulièrement sur l’avancement de tous les aspects du projet avec la direction de production,
• Collecter les éléments nécessaires à la constitution des dossiers de prévention, de déclaration en préfecture, etc…,
• Contribuer à la définition et à la rédaction des cahiers des charges.

Coordination des équipes :
• Définir et coordonner l’équipe opérationnelle (préparation, exploitation) en étroite collaboration avec la direction de production,
• Contribuer à la sélection et à la négociation avec les fournisseurs/prestataires,
• Organiser les réunions d’équipe, en faire un compte-rendu le cas échéant,

• Suivi de l’avancement du projet avec chaque prestataire (devis, technique, plannings…),
• Assurer l’organisation logistique des équipes : transport, hébergement, restauration…
(en collaboration avec le chargé logistique selon la taille de l’événement),
• Management d’assistant de production le cas échéant.

Aspects administratifs et financiers :
• Contribuer et participer aux études de faisabilité, et aux études et suivi financier,
• Assurer au quotidien la plupart des tâches administratives du projet : établissement des
bons de commande, des notes de frais, des déclarations de salaires, …

• Maîtriser les logiciels courants (word, excel, powerpoint, …),
• Savoir organiser son travail (seul et en équipe), gérer les priorités ainsi que les imprévus,
• Être rigoureux, méthodique et flexible,
• Savoir anticiper, analyser, synthétiser et si besoin alerter la direction de production quant aux
points bloquants à l’avancée du projet,
• Avoir un bon relationnel et faire rayonner sa bonne humeur,
• Connaître ses capacités et ses limites et savoir les exprimer,
• Avoir une grande capacité d’adaptation et de réactivité,
• Savoir gérer son stress et celui des autres.

De 2 à 5 ans d’expérience en tant qu’assistant de production sont nécessaires.